Mehr Informationen zum Thema "Büroumzug planen" findest Du übrigens auch in unserem hilfreichen Umzugsplaner für den Büroumzug!
Firmenumzüge sind eine große Aufgabe. Schon früh muss man anfangen zu planen, und am Ende artet es meistens trotzdem in Stress aus. Was da auf jeden Fall nicht schaden kann, ist eine Checkliste. Da eine Firma meistens nicht allzu oft umzieht, gibt es viele Tipps und Tricks von erfahrenen "Umziehern" im Internet. Ein Ausfall des Tagesgeschäfts ist in der Regel, zumindest teilweise, nicht zu verhindern. Selbstverständlich ist dennoch, dass dieser Ausfall so kurz wie nur möglich gestaltet werden sollte.
So viel anders, als ein privater Umzug, ist der mit der Firma eigentlich nicht. Man freut sich auf neue und vermutlich auch schönere und größere Räume, aber das Grauen vor dem Umzugstag nimmt proportional zum nahenden Zeitpunkt zu. Mit der Firma ist es nur noch ein klein wenig komplexer.Was man alles im Auge behalten muss, wo eventuelle Fettnäpfchen warten, wann mit der Planung bestenfalls begonnen wird, und wann dann endlich die lang ersehnte Einweihungsfeier beginnt, wurde hier für Dich zusammen getragen.
Firmenumzug? Wie?
Ein Firmenumzug ist ein großes Unterfangen. Schon frühzeitig muss man mit der Planung beginnen, Checklisten erstellen und einen Zeitplan entwerfen, um am Ende nicht im totalen Chaos zu versinken, oder die halbe Ausstattung oder Belegschaft zu vergessen. Nun, ganz so schlimm ist es nicht, aber es bietet sich an, einen Mitarbeiter, oder ein Team, mit dem Umzug zu beauftragen, damit die Firmenleitung sich während der internen Umzugsphase um wichtige Führungstätigkeiten kümmern kann und das Geschäft am Laufen hält.
Je größer die Firma, desto größer wahrscheinlich auch der Wunsch nach einem professionellen Helfer, der unter die Arme greift. Hierfür gibt es spezielle Umzugsfirmen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben. Wenn also eine Umzugsfirma beauftragt werden soll, entscheide Dich auf jeden Fall für eine solche spezialisierte, um Missverständnisse oder Zeitverzögerungen zu vermeiden.
Der Umzug ist also im Prinzip ein ganz normales Projekt und sollte demselben Ablauf folgen. Erstelle einen Projektplan und verteile Projekthefte an die zuständigen Mitarbeiter und Teams. Die Deadlines für die einzelnen Aufgabenpakete müssen so gestaltet sein, dass Engpässe frühzeitig erkannt werden können und genug Puffer eingebaut ist, um den Umzug nicht zu gefährden.
Wo fange ich nur an? Bzw. wann?
Erstelle einen Zeitplan und entscheide, ob der Umzug vielleicht teilweise an einem Wochenende von statten gehen könnte. Dann gibt es, ganz zur Freude der Mitarbeiter, keinen Arbeitsausfall. Außerdem nimmt die Einrichtung der neuen Geschäftsräume auch nach dem eigentlichen Umzug noch viel Zeit in Anspruch und darf in der Planung nicht vergessen werden. Ein Firmenumzug ist also nicht nur der Umzug selbst, sondern ein Projekt für einen Zeitraum von mehreren Monaten. Es empfiehlt sich daher, es so früh wie möglich und so sorgfältig wie möglich zu planen.
Neue Geschäftsräume und so viele Möglichkeiten
Neue Geschäftsräume bringen Schwung in die Firma. Es gibt viele Einrichtungsmöglichkeiten, also warum alles so gestalten, wie es in den vorherigen Räumen war? Das ist die Gelegenheit, ein neues Design zu verfolgen, Einrichtungsgegenstände auszutauschen und, ganz wichtig, Mitarbeiterwünsche zu erfüllen. Wer sitzt zusammen, wie, wo, und wer erhält welches Büro? Sicher ein paar Fragen, die Zunder enthalten. Erstelle daher schon im Voraus einen Einrichtungsplan. So kann nicht nur die Umzugsspedition die Möbel direkt an die richtige Stelle bringen, sondern auch eventueller Streit um die Räumlichkeiten wird verhindert, oder zumindest lange vor der stressigen Phase geklärt.
Damit an dem wichtigen Tag, oder den wichtigen Tagen, dann auch alles glatt geht, müssen die Möbel und Umzugsgüter inventarisiert und etikettiert werden. Eine besonders spaßige Arbeit für beispielsweise einen Praktikanten. Um es den Umzugshelfern zu erleichtern, können zudem Raumpläne und Platzanweisungen an jedes Möbelstück, oder jeden Karton, angeheftet werden, in der Hoffnung, dass alles gleich an seinem vorgesehenen Platz landet.