Aufgaben am Umzugstag eines Büroumzugs

Am Umzugstag eines Büroumzugs

Präsenz zeigen

Seien Sie am Tag des Umzugs auf jedenfalls vor Ort und jederzeit erreichbar. Unterstützen Sie das Umzugsteam und bringen Sie sich mit in den Umzug ein, kontaktieren Sie regelmäßig ihre Mitarbeiter bzw. ihr Organisationsteam und packen Sie mit an.

  • Stehen Sie bereit, wenn Kleinigkeiten fehlen: So können sich die anderen Mitarbeiter auf den Umzugkonzentrieren
  • Pendeln Sie regelmäßig zwischen dem alten und dem neuen Büro: So kontrollieren Sie einen geordneten  Ab- und Aufbau ihrer Einrichtung

Schlüssel verteilen

Egal ob altmodischer Schlüssel oder moderne Schlüsselkarte: Sorgen Sie dafür, dass genügend an ihre Mitarbeiter/Helfer verteilt werden, damit niemand vor verschlossener Tür stehen oder auf das Aufschließen der Türen lange warten muss.

  • Sie sollten, falls Sie kein Organisationsteam haben, einem Mitarbeiter aus jeder Abteilung einen Schlüssel geben, welcher während des Umzugs Vorort bleibt
  • Denken Sie auch daran, dass Sie auch ggf. weitere Schlüssel für ihr altes Büro besorgen müssen, damit auch hier keiner warten muss

Verpflegung

So ein Umzug bedeutet viel Stress und für Pausen ist kaum Zeit. Sorgen Sie sich deswegen um die Verpflegung der Mitarbeiter und freiwilligen Helfer.

  • Ob Sie ein Catering organisieren oder Pizza bestellen: Sorgen Sie dafür das ausreichend Mittagessen bzw. Snacks vorhanden sind
  • Auch für ausreichende kalt/heiß Getränke muss gesorgt sein
  • Denken Sie daran, ihre Mitarbeiter bzw. Helfer im alten sowie im neuen Büro zu verpflegen
  • Achten Sie bei der Versorgung ihrer Mitarbeiter auf Lebensmittelallergien, vegetarische und vegane Alternativen
  • Beachten Sie: Ein Catering bedeutet eine besser Auswahl und Qualität der Verpflegung, aber auch in der Regel höhere Kosten

„Fundgrube“ einrichten

Während eines Umzugs können Gegenstände verschwinden, falsch oder gar nicht einsortiert werden oder man sieht im Stress des Umzugs nicht sofort, wo etwas hingehört: Hierfür sollten Sie eine Fundgrube einrichten.

  • Erstellen Sie eine solche Fundgrube im alten sowie im neuen Büro
  • Weisen Sie ihre Mitarbeiter an, sich bei fehlenden Gegenständen zuerst an diese zu wenden
  • Fragen oder lassen Sie regelmäßig fragen, ob irgendetwas vermisst wird, sodass so schnell wie möglich geholfen werden kann

IT überprüfen

Das Wiederaufstellen bzw. Einrichten Ihrer IT sollte so schnell wie möglich von statten gehen, da das Einrichten von Computern und Servern, vor allem bei Neugeräten, mehrere Stunden benötigen kann.

  • Richten Sie ihr neues Büro so ein, dass Computer so schnell wie möglich angeschlossen werden können, also zuerst Tische, Stühle und Computer transportieren, erst danach Aktenschränke etc.
  • Halten Sie engen Kontakt zur IT-Firma, welche die erneute Installation vornimmt und organisieren Sie benötigtes Material so schnell wie möglich
  • Hier sei wiederholt gesagt, sparen Sie nicht am falschen Ende: Der Verlust von z.B. Kundendaten oder Störungen bei der Wiederaufnahme des Büroalltags kann zu sehr hohen Verlusten führen

Telekommunikation einrichten

Ihr Telekommunikationsanlage ist ein weiterer, wichtiger Faktor: Hier regeln Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Büros und wickeln ggf. Kundengespräche ab.

  • Auch hier sollte Ihnen eine professionelle Firma zur Seite stehen, damit Sie nach dem Umzug sofort in den Arbeitsalltag zurückkehren können
  • Kontrollieren Sie am besten auch sofort, ob alles funktioniert

Allgemeine Tipps

  • Halten Sie auch engen Kontakt mit der Umzugsunternehmen: Lassen Sie sich nicht alles auf einmal liefern
  • Kontrollieren Sie den Wetterbericht auf Unwetter und organisieren Sie notfalls Abdeckungen für ihr Inventar
  • Denken Sie daran, ihr altes Büro besenrein zu verlassen