Den Büroumzug ausschreiben

Den Büroumzug ausschreiben

Für einen erfolgreichen Büroumzug ist neben den bereits erwähnten Punkten die richtige Wahl des Umzugsunternehmens ein wichtiger Faktor. Sind es am Ende doch die fleißigen und geschulten Fähigkeiten der Umzugshelfer, die dafür sorgen, dass alles wieder heil und rechtzeitig am richtigen Ort ist, damit man den geschäftlichen Betrieb wie geplant wieder aufnehmen kann. Im Nachfolgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps auf was Sie am besten bei der Auswahl des richtigen Umzugsunternehmens achten sollten.

Professionelle Umzugsunternehmen finden

Der beste Weg geeignete Umzugsunternehmen aus der Masse des Angebots zu selektieren, ist sich Empfehlungen für Umzugsunternehmen einzuholen, sei es aus dem Bekanntenkreis oder aus dem eigenen Business-Netzwerk. Erkundigen Sie sich bei Geschäftskontakten über Erfahrungen und Empfehlungen. Hier und da können Sie vielleicht auch noch ein paar andere nützliche Informationen und Erfahrungswerte für ihre Umzugsplanung erhalten.
Außerdem sollten Sie selbst im Internet Umzugsunternehmen recherchieren. Auch hier gilt es immer auf die Bewertungen der Umzugsunternehmen zu achten und auf den professionellen Auftritt. Dies sind erste Anzeichen, die auf die Seriosität der Umzugsunternehmen hinweisen. Achten Sie auch darauf, dass die Umzugsunternehmen nicht nur Kompetenz im privaten Umzug haben, sondern insbesondere im Bereich Büroumzug spezialisiert sind. Die Anforderungen bei einem Firmenumzug sind schließlich andere als die eines privaten Umzugs.

Erste Bewertung der Umzugsunternehmen

Nachdem Sie einige, potentielle Umzugsspeditionen aus Empfehlungen und eigener Recherche ausfindig gemacht haben, nehmen Sie eine erste Bewertung vor. Verlassen Sie sich hierbei nicht nur auf Internetbewertungen. Schauen Sie sich die Websites der Umzugsunternehmen an und überprüfen Sie, ob die Website einen professionellen Eindruck macht.
Überprüfen Sie, ob das Umzugsunternehmen auf Gewerbeumzüge spezialisiert ist. Ein Privatumzug unterscheidet sich stark von den Anforderungen eines Firmenumzugs. Versuchen Sie auch im weiteren Verlauf (z.B. bei der persönlichen Kontaktaufnahme) diesen Punkt tiefer zu erfragen. Fragen Sie auch nach Referenzen.
Achten Sie darauf, ob das Umzugsunternehmen Qualitätssiegel wie Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden wie AMÖ oder FEDEMAC aufweisen kann. Dies weist in der Regel auf ein vertrauenswürdiges und professionelles Umzugsunternehmen hin. Auch Mitgliedschaften in professionellen Umzugsverbänden (z.B. DMS, Euro-Movers etc.) ist ein Zeichen für ein Qualität der Umzugsspedition.

Erste telefonische Kontaktaufnahme

Nehmen Sie bei geeignet erscheinenden Umzugsspeditionen einen ersten telefonischen Kontakt auf: Achten Sie darauf, welchen Eindruck der Ansprechpartner auf Sie macht. Versuchen Sie auch herauszufinden, ob das Umzugsunternehmen den Umzug mit eigenem Personal ausführt oder ob sie lediglich als eine Art „Vermittler“ agieren und der Umzug am Ende von einem anderen Umzugsunternehmen ausgeführt wird.

Die Gewährleisung einer qualitativ hochwertigen Umzugsleistung ist regelmäßig ein Problem: Man ist im Rahmen der Ausschreibung mit einem sehr professionellen Kontakt im Gespräch und schließt aufgrund seiner Professionalität auch auf einen professionellen Service. Wird der Umzug dann aber von einer anderen Firma ausgeführt, z.B. weil die eigene Firma keine Kapazitäten hat oder weil es sich grundsätzlich um ein vermittelndes Unternehmen handelt, dann kann sich die Qualität deutlich unterscheiden.

Besichtigung und Angebot einholen

Nachdem Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, reduzieren Sie ihre Auswahl auf die Umzugsunternehmen, die den besten Eindruck auf Sie machen. Die Erfahrung zeigt, dass eine Anzahl zwischen drei bis fünf Umzugsunternehmen ideal ist. Sie können so die angebotene Leistung gut vergleichen, gleichzeitig begrenzen Sie die Zahl der Ansprechpartner und den mit der Besichtigung einhergehenden Aufwand auf ein erträgliches Maß.
Vereinbaren Sie mit den von ihnen ausgewählten Favoriten Besichtigungstermine vor Ort. Ein Besichtigungstermin ist aus unterschiedlichen Gründen zu empfehlen. Einerseits kann sich der Umzugsunternehmer einen Überblick über den Umfang des Firmenumzugs machen. Zum anderen erhalten Sie durch den persönlichen Kontakt ein besseres Gefühl für das Umzugsunternehmen und können gleich vor Ort einige Dinge besprechen. Häufig erhalten Sie noch von dem ein oder anderen Umzugsspediteur wertvolle Tipps, die Sie gleich mit in die Umzugsplanung einfließen lassen können.
Bitten Sie die Spediteure ihnen ein Angebot für den Umzug zu machen. Geben Sie allen Umzugsunternehmen möglichst gleiche Vorgaben, damit die Angebote später vergleichbar sind. Kommunizieren Sie offen, dass Sie sich mehrere Angebote einholen. Kommunizieren Sie aber ebenfalls, dass es sich um eine begrenzte Anzahl handelt, damit der Umzugsunternehmer nicht vor Angebotsabgabe bereits demotiviert wird.
Geben Sie ihnen eine klare Angebotsfrist / Deadline vor bis wann Sie mit dem Angebot rechnen. Auch hier können Sie nochmals überprüfen wie gut sich das Unternehmen an kommunizierte Absprachen hält. Jeder Eindruck zählt für Sie, um das Unternehmen zu bewerten.

Angebote vergleichen

Sobald ihnen alle Angebote vorliegen, geht es darum die Angebote auszuwerten. Erstellen Sie sich eine Tabelle, in der Sie die einzelnen Leistungen miteinander vergleichen und bewerten. Versuchen Sie die Angebote so vergleichbar wie möglich zu machen. Scheuen Sie bei Unklarheiten nicht das Unternehmen darauf anzusprechen und ggf. das Angebot nachzubessern.
Achten Sie bei dem Vergleich der Kosten darauf, wie viele Arbeitsstunden von dem Umzugsunternehmen kalkuliert wurden und auch ob der Umfang, das kalkulierte Umzugsgut stimmt. Vergleichen Sie alle Angebote auf den Arbeitsstunden-Ansatz und überlegen Sie sich, welcher Ansatz ihnen realistisch erscheint. Sprechen Sie ggf. mit den jeweiligen Umzugsunternehmern, um ein besseres Gefühl für den Aufwand zu erhalten.
Schauen Sie sich ebenfalls die Konditionen für Mehraufwand, also zusätzliche, nicht-kalkulierte Arbeitsstunden, an. Manche Umzugsunternehmer versuchen mit einem absichtlich, niedrig angesetzten Stundenansatz ihr Angebot günstig erscheinen zu lassen. Haben Sie dies immer im Hinterkopf: Am Ende wird sonst ein vermeintlich günstiges Angebot zu einem teuren Angebot.

Nicht nur auf die Umzugskosten schauen

Ein immer wieder gern gemachter Fehler bei einem Gewerbeumzug ist, dass man sich zu sehr auf den Kostenvergleich konzentriert und andere Faktoren vernachlässigt. Das kann sich bei einem Büroumzug schnell rächen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Vergleich der Umzugskosten. Berücksichtigen Sie auch weitere Faktoren. Preis korreliert immer auch mit Leistung und Qualität. Stimmt die Leistung am Umzugstag nicht und wird dadurch die operative Tätigkeit ihrer Firma gestört oder sogar unterbrochen, kosten Sie entgangene Umsätze und gezahlte Gehälter schnell ein Vielfaches der eingesparten Umzugskosten.