Packtipps & günstige Umzugshelfer

Effizient einpacken bei einem Büroumzug

Für Ihren reibungslosen Büro- oder Firmenumzug ist die gute Vorbereitung das A und O – insbesondere, wenn es rund zwei Wochen vorher in die „heiße Phase“ geht. Sicher haben Sie schon die vorhergehenden Schritte im Griff, haben einen konkreten Plan, Umzugshelfer gebucht sowie alle nötigen Kartons und Verpackungsmaterialien beschafft. Unser Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter nur dort in den Büroumzug ein, wo es unbedingt notwendig ist. Der Bürobetrieb soll schließlich so wenig wie möglich beeinträchtigt werden. Lassen Sie alle anderen vorbereitenden Maßnahmen durch externe Helfer durchführen: Buchen Sie Studenten als Umzugshelfer. Studenten können ihnen viel Arbeit vor dem eigentlichen Umzugstag abnehmen: Sei es das Verpacken des Archivs, von Arbeitsplätzen, das Geschirr der Teeküche oder beim Ausmisten. Außerdem sind sie vielseitig einsetzbar und zudem noch preiswert. Hier können Sie Studenten für Ihren Büroumzug buchen. Dann kann es jetzt ans Einpacken gehen! Nehmen Sie dazu Ihre Mitarbeiter und Kollegen vollständig mit ins Boot. Mit einem Kick Off-Meeting für die heiße Umzugsphase und täglichen Kurzmeetings stellen Sie sicher, dass alle wissen, was wann zu tun ist. Delegieren Sie die Aufgaben besonders deutlich – zum Beispiel, welche Aufgabe welcher Mitarbeiter hat und welche Tätigkeiten von Umzugshelfern übernommen wird. Setzen Sie klare Zeitvorgaben und kontrollieren Sie deren Einhaltung. War der Umzug bisher ein Planungspunkt in weiter Ferne, wird jetzt konkret gepackt und geräumt. Das kann bei einzelnen Teammitgliedern zu Verunsicherung oder Ablehnung führen. Im Idealfall bringen Sie und Ihre Führungskräfte auch in dieser intensiven Phase die Geduld auf, um auf mögliche Sorgen der Mitarbeiter weitestmöglich einzugehen.

Akten und Umzugsgut vorsortieren

Bevor es ans Beschriften und Einpacken geht, sollten die Mitarbeiter Aktenordner und ähnliches vorsortieren – nach Thema, Alphabet, Jahr und so weiter. So ist sichergestellt, dass die Umzugskartons systematisch befüllt werden. Es wäre nicht effektiv, wenn ein einzelner Umzugskarton Unterlagen von fünf oder acht verschiedenen Themen enthält. Zudem wäre es dann extrem aufwändig, den Karton zutreffend zu beschriften (siehe unten). Das sorgfältige Sortieren fängt bei den Akten oder digitalen Datenträgern an und reicht bis zum Vorsortieren von Kleingeräten wie Lochern, Heft- und Tischrechenmaschinen oder persönlichen Gegenständen. Stellen Sie Luftpolsterfolie, Klebebänder und ähnliches bereit, damit Empfindliches sorgfältig eingewickelt wird. Falls PC, Laptop, Server & Co. nicht separat von IT- oder Umzugsspezialisten erfasst, verpackt und „umgezogen“ werden, müssen die Mitarbeiter dazu auch entsprechend gebrieft werden. Das gilt gegebenenfalls auch für Büromöbel, falls sie nicht Sache der Umzugsexperten sind.

Umzugskisten einheitlich beschriften

Rund zwei Wochen vor dem Umzug sollten Sie mit allen Mitarbeitern besprechen, wie die Kartons zu beschriften sind. Viele Unternehmen setzen Etiketten ein, die auf jede Umzugskiste geklebt werden. Auf dem Etikett stehen ganz oben Firma/Firmenlogo sowie „Umzug 2020“ o.ä. Zudem sind Felder vorgegeben, die den jeweiligen Anforderungen des umziehenden Betriebs am besten entsprechen. Die Felder sollten klar betitelt sein und in Druckschrift ausgefüllt werden  – so groß und deutlich, dass die Umzugshelfer den Text auch aus einigen Entfernung lesen können. Die Etiketten werden vom Packenden komplett ausgefüllt: Ein Beispiel für den Inhalt eines Kartonetiketts: Bereich:                              Finance Abteilung:                          Buchhaltung Unterabteilung:                International Team:                                  Debitoren Inhalt:                                 Ordner A-F Quartal/Jahr:                    Q3 2018 Alter Raum:                       Büro Großraum A Schreibtisch Nr. 11 Neuer Raum:                     Büro Nr. B82 vorderer Tisch Gepackt von (Kürzel):     SG Bemerkungen:                  usw. Bei komplexen Umzügen, zum Beispiel einer Verteilung des Teams auf mehrere Standorte, muss natürlich auch der Ort oder gar die Anschrift auf der Umzugskiste stehen. Die Informationen sollen so kurz wie möglich, aber so umfangreich wie nötig sein. Dieses Vorgehen ist meist genauer, als wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die bereits auf die Kartons gedruckten Standard-Infofelder ausfüllen. Vor allem für größere Betriebe macht die durchgängige Verwendung von Etiketten Sinn. So stellen Sie sicher, dass die Umzugshelfer die Kartons an den richtigen Ort befördern – und dass Ihre Mitarbeiter beim Auspacken zielgerichtet und stressfrei vorankommen. Bei der Produktion des Etiketts beachten Sie bitte, dass diese selbstklebend sind. Zudem muss die Oberfläche einfach beschriftet werden können. Falls ein Mitarbeiter im Umzugsstress die Filzmarker verlegt hat und stattdessen ausnahmsweise einen Kugelschreiber verwendet, darf dessen Tinte auf dem Etikett nicht verwischen.

Den Büroumzug auch zum Auslagern und Vernichten alter Akten nutzen

Falls Akten älteren Jahrgangs nicht mit umziehen, sondern in eine externe Akteneinlagerung oder in den Reißwolf wandern, ist besondere Sorgfalt gefragt: Diese Kartons sind gesondert zu beschriften und separat für die Abholung bereitzustellen. Um Verwechslungen mit Umzugsgut zu vermeiden, können Sie hierfür die Kartons verwenden, die professionelle Aktenvernichter bereitstellen. Hier sollten Ihre Mitarbeiter genau darauf achten, das richtige Jahr auf dem Kartonfeld oder Etiketten zu notieren. Sie können mit dem Akteneinlagerer und -vernichter vereinbaren, dass die Aktenkartons samt Inhalt automatisch vernichtet werden, wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllt wurden. Beispiel: Rechnungen von 2013 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie werden also 2023 automatisch vernichtet.

Standplätze der Kartons und des Umzugsguts vor dem Umzug festlegen

Zur effektiven Vorbereitung gehört auch, dass Sie und Ihr Team eindeutig festlegen, was wohin gestellt wird – und welche Dinge erst ganz kurzfristig eingepackt werden (zum Beispiel der PC und die tagesaktuellen Unterlagen). So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter bis kurz vor dem Umzugstag produktiv sind und sich trotz der Umzugsatmosphäre wohlfühlen. Außerdem erleichtern Sie den Umzugshelfern, flüssig und fehlerfrei zu arbeiten. Legen Sie zum Beispiel fest, wo die Umzugskartons mit aktuellen Akten, mit auszulagernden Akten und wo die verpackten Kleingeräte bereitgestellt werden. Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber auch, wo die Kartons mit den persönlichen Unterlagen hingestellt werden – zum Beispiel konsequent „links neben dem eigenen Schreibtisch“. Bitten Sie alle Mitarbeiter, darauf zu achten, dass die Fluchtwege und der Zugang zu Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Sets, Defibrillatoren sowie zu den Lichtschaltern freibleiben.